Voor een beroepsvereniging in de zorgsector zijn wij op zoek naar een daadkrachtige bestuurs/directiesecretaresse.
Je uitdaging
Samen met je collega’s verricht je alle organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. In deze positie coördineer en prioriteer je de organisatorische en uitvoerende werkzaamheden van het secretariaat/Office Management en vervul je een intermediaire rol van bestuur en directie naar managementteam en de werkorganisatie en omgekeerd. De uitdaging is om in deze vaak dynamische omgeving het overzicht te behouden en er zorg voor te dragen dat de organisatie, de planning en de uitvoering van het werk efficiënt verlopen.
Wat zijn jouw kerntaken:
- Je coördineert de planning en uitvoering van de werkzaamheden binnen het Office Management, zorgt voor continuïteit van de werkzaamheden en bewaakt de voortgang en afwikkeling van gemaakte afspraken.
- Je bent proactief, signaleert knelpunten en lost deze op en komt zo nodig met verbetervoorstellen die leiden tot gewenst resultaat en werkplezier.
- Je zorgt ervoor dat de diverse overleggen op tijd zijn voorbereid, agenda- en vergaderstukken op tijd gereed zijn en verslaglegging is georganiseerd. Ook bewaak je de gemaakte afspraken t.b.v. de directeur en voorzitter.
- Je stelt de organisatorische regelingen en jaarplanning rondom de ALV op en zorgt dat de stukken tijdig gepubliceerd worden.
- Je beheert de complexe agenda’s, je stelt de vergadercyclus op en bereidt de diverse vergaderingen voor.
- Het behandelen van inkomende en uitgaande schriftelijke en digitale correspondentie en handelt deze, waar mogelijk, zelfstandig af.
Wie ben jij?
Je hebt een hbo werk- en denkniveau en tenminste vijf jaar werkervaring opgedaan in een secretariële functie in een complexe organisatie.
Kennis van een verenigingsstructuur is een pré maar niet noodzakelijk.
Je hebt zeer goede kennis van Outlook en Office365. Wij maken gebruik van iBabs en Sharepoint; het is handig als je hier ervaring mee hebt.
Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, je werkt nauwkeurig, bent flexibel en een echte teamplayer. Vertrouwelijkheid en integriteit is voor jou een vanzelfsprekend onderdeel van je werk. Je bent doortastend, blijft rustig onder druk en behoudt het overzicht. Voor deze functie vinden wij het verder van belang dat je je herkent in de volgende competenties: plannen & organiseren, kwaliteitsgericht en omgevingsbewust.