De overheid beter laten presteren met geo-informatie. Dat is waar de medewerkers van deze stichting dagelijks aan werken. Wij onderhouden en maken standaarden waardoor je geo-informatie kunt combineren, bijvoorbeeld om vraagstukken zoals woningnood en energietransitie op te pakken. Wij doen dat in opdracht van de overheid.
Onze huidige senior officemanager schuift intern door naar een HR-functie. Daarom zoeken we een nieuwe senior officemanager. Als senior officemanager zorg jij samen met je collega-officemanager en de andere leden van het team Bedrijfsvoering, voor een prettige, goed verzorgde organisatie waarin collega’s op kantoor goed hun werk kunnen uitvoeren en bezoekers zich hartelijk welkom voelen.
Als senior office manager ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers op kantoor èn bied je het directieteam secretariële ondersteuning. Daarnaast bied jij Eerste Hulp Bij Office (Microsoft 365) vragen en ondersteun je jouw collega’s van bedrijfsvoering met de urenregistratie van onze inhuurmedewerkers.
Over
Deze Stichting bestaat uit een driehoofdig directieteam die een team van gedreven inhoudelijke experts en programmamanagers aanstuurt. Het team Bedrijfsvoering – waar ook officemanagement deel van uitmaakt – zorgt ervoor dat de organisatie op rolletjes loopt, iedereen zich thuis voelt en onze opdrachtgevers op ons kunnen blijven vertrouwen. Ons kantoor bevindt zich in Amersfoort, recht tegenover het station.
Jouw profiel
Onze ideale kandidaat heeft gastvrijheid hoog in het vaandel staan. Je hebt een talent om orde op zaken te houden. Ook op dagen dat werkzaamheden van hot naar her vliegen of anders lopen dan vooraf gedacht. Je bent goed georganiseerd, waardoor er niets vergeten wordt. En met je positieve instelling, weet je ook de minder goed georganiseerde collega’s in de organisatie te verleiden hun administratieve corvee op te pakken. Je hebt een goed luisterend oor en gevoel voor mensen.
Jouw taken in het kort
Officemanagement is een duo-taak bij deze stichting. Als senior officemanager neem je de regie, en geef je samen met de andere officemanager de functie verder vorm. Jullie verdelen de taken onderling en stemmen aanwezigheid op kantoor met elkaar af. Als senior officemanager:
- Ben je het eerste aanspreekpunt voor collega’s en bezoekers op kantoor.
- Ondersteun je het directieteam met het maken/aanpassen van afspraken en het verzamelen en versturen van stukken voor overleggen.
- Zorg je in samenwerking met de collega’s van het team bedrijfsvoering voor een goede administratie: waaronder het verwerken van gegevens in het dynamisch aankoopsysteem en urenregistratie in Exact.
- Regel je praktische zaken: zoals ICT-faciliteiten voor medewerkers, facilitaire ondersteuning, het boeken van buitenlandse reizen, functioneel beheer van Office 365 en algemene kantoorwerkzaamheden waaronder voorraadbeheer van artikelen en het verwerken van inkomende en uitgaande post
Waar wij naar kijken bij de selectie
Wij kijken vooral naar eigenschappen als gastvrijheid, gestructureerdheid en positieve instelling. Daarnaast vinden wij het belangrijk dat je zelfstandig kunt werken en zowel op drukke als op rustige momenten goed uit de voeten kunt. Ervaring met secretariële en administratieve werkzaamheden helpen daarbij. Ook verwachten we van je dat je goed thuis bent in Office 365. Idealiter vind je het ook leuk één van de schakelpunten tussen je inhoudelijke collega’s en onze ICT-dienstverlener te zijn.
De vereisten op een rij:
- Afgeronde MBO-opleiding of hoger, HBO-werkniveau is een pré.
- Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
- Kennis van en ervaring met Office 365.
Herken je jezelf in één of meer van bovenstaande wensen, dan leren we je graag kennen.
Wat bieden we jou?
Een dienstverband voor minimaal 28 tot 32 uur per week voor 1 jaar, met uitzicht op een vast dienstverband.
Een salaris tussen € 3.484,93 en € 4.868,02 (bij fulltime dienstverband – 36 uur), afhankelijk van relevante werkervaring. Daarnaast krijg je een reiskostenvergoeding, een laptop en een telefoon in bruikleen. De stichting volgt op hoofdlijnen de arbeidsvoorwaarden van het Rijk.
Je wordt onderdeel van een betrokken team waar iedereen elkaar goed kent. We bestaan uit 36 vaste medewerkers met daar omheen een flexibele schil van inhuur vanuit de markt. Ons kantoor staat tegenover het treinstation Amersfoort.
Soort dienstverband: Parttime, Bepaalde tijd
Contractduur 12 maanden
Salaris: €3.484,93 – €4.868,02 per maand (bij fulltime – 36 uur)
Aanvullende vergoedingen:
- 13e maand
- Vakantiegeld
Arbeidsvoorwaarden:
- Fietsplan
- Bedrijfsfitness
Werkschema:
- ma-vr
Opleiding:
- HBO (Gewenst)
Ervaring:
- Office Manager: 5 jaar (Gewenst)
Werklocatie: Fysiek