Personal Assistant (40 uur)

Functie

Personal Assistant Hilversum

Uren

40 uur

Dienstverband

Vast dienstverband

Locatie

Hilversum

Startdatum

Per direct

Contact

info@mobarnes.nl

Wil jij graag werken bij een bijzondere, internationale organisatie met een prachtige missie op grote hoogte? Een missie voor “people in need en people out of reach”. De ondernemer waar je voor gaat werken, is een echte gamechanger. Gepassioneerd, inspirerend en gaat recht op zijn doel af. Voor deze visionair zoeken wij een PA die in een hectische omgeving niet gaat vliegen maar met beide benen op de grond blijft staan.

Je bent gewend om als PA in een hectische omgeving snel te kunnen schakelen, mee te kunnen bewegen en mee te denken, structuur aan te brengen en met verschillende (internationale) stakeholders te kunnen communiceren. Je hebt ervaring met het werken in een startup en een klein team waarin nog niet alles zo uitgekristalliseerd is en waar je vandaag niet weet hoe de dag van morgen er uitziet. Bovendien vind je het leuk om mee te bouwen en een bijdrage te leveren aan een internationale organisatie met een bijzondere missie. De organisatie biedt ruimte om jouw talenten maximaal te kunnen inzetten (outside the box).

Je zorgt ervoor dat de agenda van deze ondernemer up-to-date is en dat zijn afspraken goed ingepland zijn, de authentieke B&B’s zijn geboekt en de reis is van a-z geregeld. De stukken voor de meeting zijn voorbereid zodat hij alleen nog maar het vliegtuig hoeft in te stappen. Terwijl hij onderweg is, zorg jij ervoor dat op kantoor alles op rolletjes loopt en na afloop van de afspraak heb je overleg met hem om de afspraak door te nemen en de acties die daaruit voortvloeien in gang te zetten.

Persoonskenmerken:

  • Nauwkeurig
  • Integer
  • Flexibel en snel kunnen schakelen
  • Stressbestendig
  • Initiatiefrijke sparringpartner
  • Proactieve houding en instelling is een must
  • Invoelend en tactisch
  • Coördinerend vermogen
  • Anticiperen en vooruitdenken op mogelijke acties en deadlines
  • Je denkt vanuit mogelijkheden en probeert mensen te bewegen om voor jou in actie te komen. Je weet dat op een subtiele en tactische manier voor elkaar te krijgen.

Werkzaamheden:

  • Agenda en mailbeheer (ad hoc agendaplanning met een horizon van gemiddeld twee weken en veel reizen naar het buitenland)
  • Vluchten, hotels en auto’s boeken
  • Notuleren van de boardvergaderingen (4x per jaar in het Engels)
  • Debrief na afspraken, uitwerken actiepunten en opvolgen van gemaakte afspraken
  • Bewaken van lopende dossiers
  • LinkedIn – Instagram bijhouden
  • Content op website plaatsen
  • Relatiebeheer (bijhouden adressenbestanden)
  • Officemanagement

Functie-eisen:

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Goede kennis van het MS Office pakket
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal
  • Vloeiend Engels kunnen spreken en schrijven
  • Pre is kennis van Duitse taal
  • Motivatie, enthousiasme en flexibiliteit
  • Minimaal 2-3 jaar werkervaring als PA in een hectische omgeving

Aanbod:

  • Informele organisatie met korte lijnen
  • Fijne werksfeer
  • Werken in een unieke, internationale organisatie
  • Mogelijkheden voor veel eigen initiatief
  • Goede arbeidsvoorwaarden
  • Salarisindicatie € 3.500,- tot € 4.000,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband

Gebruik onderstaande formulier om te solliciteren op deze functie

 

  • Welke relevante opleidingen op secretarieel gebied heb je succesvol afgerond?
  • Upload je motivatie in Pdf-formaat (max. 5Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 5 MB.
  • Upload je CV in Pdf-formaat (max. 5Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 5 MB.
  • We willen graag een foto van je ontvangen -verplicht-.
    Toegestane bestandstypen: jpg, gif, png, Max. bestandsgrootte: 5 MB.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.


Andere vacatures

Voor onze opdrachtgever in de Aviation sector zijn wij op zoek naar een Office Support medewerker, waarbij je de mogelijkheid hebt om door te groeien naar Office Manager. De opdrachtgever verzorgt een volledige opleiding tot verkeersvlieger. Na het succesvol afronden van de opleiding volgt plaatsing bij een luchtvaartmaatschappij op een moderne jet zoals een Boeing

Office Support medewerker

Voor een van onze opdrachtgevers zijn wij op zoek naar een projectassistent. Je komt te werken in één van de 3 regio’s, regio Noord. In jouw regio ben je de centrale spil in het regioteam en ondersteun je de regiodirecteur markt en strategie met als belangrijkste focus het traject van aanvraag tot verantwoording. Daarnaast ondersteun

Projectassistent (32-36 uur per week)

Voor een van onze opdrachtgevers in de groensector zijn wij op zoek naar een medewerker ledenadministratie voor 20 uur in de week. De voorkeur gaat uit naar 4 à 5 dagen. Administratieve en secretariële ondersteuning op de ledenadministratie 1e lijnscontact met de leden via de telefoon of per e-mail Het bijhouden van het relatiesysteem: zoals

Medewerker ledenadministratie

Wil jij met een energieke groep mensen samen werken en het leven van de oprichters gemakkelijker maken? Houd je ervan om in het middelpunt te staan ​​van wat er in een bedrijf gebeurt, het management te ontzorgen en het eerste aanspreekpunt te zijn voor interne en externe contacten? Deze opdrachtgever heeft 2 vestigingen die naast

Personal Assistant (ZZP, 20-32 uur)

Als coördinator opleidingsadministratie verzorg je, geheel zelfstandig, de administratieve en logistieke ondersteuning van meerdere cursusprogramma’s. Je bent voor deze programma’s een belangrijk aanspreekpunt voor cursisten, trainers en relaties. Samen met je collega’s ben je ook verantwoordelijk voor de algehele administratie en archivering van het totale cursus- en trainingsaanbod. Binnen de taakomschrijving valt een breed scala

Coördinator opleidingsadministratie (24-32 uur)

Mo Barnes biedt management ondersteuning op kwalitatief hoog niveau aan directie, management, bestuur en ondernemers. Vanwege uitbreiding van onze werkzaamheden zijn wij op zoek naar een Executive Assistant voor 16 – 32 uur per week die ons team van EA’s komt versterken. Onze EA’s werken vanuit het kantoor van Mo Barnes, op locatie bij een

Executive Assistant