Personal Assistant (INGEVULD: 40 uur)

Functie

Personal Assistant Hilversum

Uren

40 uur

Dienstverband

Vast dienstverband

Locatie

Hilversum

Startdatum

Per direct

Contact

info@mobarnes.nl

Wil jij graag werken bij een bijzondere, internationale organisatie met een prachtige missie op grote hoogte? Een missie voor “people in need en people out of reach”. De ondernemer waar je voor gaat werken, is een echte gamechanger. Gepassioneerd, inspirerend en gaat recht op zijn doel af. Voor deze visionair zoeken wij een PA die in een hectische omgeving niet gaat vliegen maar met beide benen op de grond blijft staan.

Je bent gewend om als PA in een hectische omgeving snel te kunnen schakelen, mee te kunnen bewegen en mee te denken, structuur aan te brengen en met verschillende (internationale) stakeholders te kunnen communiceren. Je hebt ervaring met het werken in een startup en een klein team waarin nog niet alles zo uitgekristalliseerd is en waar je vandaag niet weet hoe de dag van morgen er uitziet. Bovendien vind je het leuk om mee te bouwen en een bijdrage te leveren aan een internationale organisatie met een bijzondere missie. De organisatie biedt ruimte om jouw talenten maximaal te kunnen inzetten (outside the box).

Je zorgt ervoor dat de agenda van deze ondernemer up-to-date is en dat zijn afspraken goed ingepland zijn, de authentieke B&B’s zijn geboekt en de reis is van a-z geregeld. De stukken voor de meeting zijn voorbereid zodat hij alleen nog maar het vliegtuig hoeft in te stappen. Terwijl hij onderweg is, zorg jij ervoor dat op kantoor alles op rolletjes loopt en na afloop van de afspraak heb je overleg met hem om de afspraak door te nemen en de acties die daaruit voortvloeien in gang te zetten.

Persoonskenmerken:

  • Nauwkeurig
  • Integer
  • Flexibel en snel kunnen schakelen
  • Stressbestendig
  • Initiatiefrijke sparringpartner
  • Proactieve houding en instelling is een must
  • Invoelend en tactisch
  • Coördinerend vermogen
  • Anticiperen en vooruitdenken op mogelijke acties en deadlines
  • Je denkt vanuit mogelijkheden en probeert mensen te bewegen om voor jou in actie te komen. Je weet dat op een subtiele en tactische manier voor elkaar te krijgen.

Werkzaamheden:

  • Agenda en mailbeheer (ad hoc agendaplanning met een horizon van gemiddeld twee weken en veel reizen naar het buitenland)
  • Vluchten, hotels en auto’s boeken
  • Notuleren van de boardvergaderingen (4x per jaar in het Engels)
  • Debrief na afspraken, uitwerken actiepunten en opvolgen van gemaakte afspraken
  • Bewaken van lopende dossiers
  • LinkedIn – Instagram bijhouden
  • Content op website plaatsen
  • Relatiebeheer (bijhouden adressenbestanden)
  • Officemanagement

Functie-eisen:

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Goede kennis van het MS Office pakket
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal
  • Vloeiend Engels kunnen spreken en schrijven
  • Pre is kennis van Duitse taal
  • Motivatie, enthousiasme en flexibiliteit
  • Minimaal 2-3 jaar werkervaring als PA in een hectische omgeving

Aanbod:

  • Informele organisatie met korte lijnen
  • Fijne werksfeer
  • Werken in een unieke, internationale organisatie
  • Mogelijkheden voor veel eigen initiatief
  • Goede arbeidsvoorwaarden
  • Salarisindicatie € 3.500,- tot € 4.000,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband

Gebruik onderstaande formulier om te solliciteren op deze functie

 

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
  • Welke relevante opleidingen op secretarieel gebied heb je succesvol afgerond?
  • Upload je motivatie in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • Upload je CV in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • We willen graag een foto van je ontvangen -verplicht-.
    Toegestane bestandstypen: jpg, gif, png, Max. bestandsgrootte: 10 MB.


Andere vacatures

Ben jij een echte regelaar die energie krijgt van een dynamische werkomgeving? ✨Voor onze opdrachtgever, een branchevereniging, zoeken wij een proactieve en servicegerichte Office & Team Support Specialist. In deze veelzijdige rol ben jij het centrale aanspreekpunt voor collega’s, leden en bezoekers. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt: van planning en ledenadministratie tot facilitaire

Allround Office & Team Support Specialist bij een branchevereniging (INGEVULD: zzp, 24 uur per week tot eind 2025 in Den Haag)

De overheid beter laten presteren met geo-informatie. Dat is waar de medewerkers van deze stichting dagelijks aan werken. Wij onderhouden en maken standaarden waardoor je geo-informatie kunt combineren, bijvoorbeeld om vraagstukken zoals woningnood en energietransitie op te pakken. Wij doen dat in opdracht van de overheid. Onze huidige senior officemanager schuift intern door naar een

Senior Officemanager (28 – 32 uur, vaste baan, Amersfoort) INGEVULD 27-05-2025

Voor een van onze opdrachtgevers in de welzijnszorg zijn wij op zoek naar een medewerker secretariaat Academie Locatie: Hybride (op maandagen op kantoor in Nieuwegein) Wat ga je doen? Administratie ondersteuning Registreren trainingen en beheren inschrijvingen deelnemersadministratie Beantwoorden mail/telefoon/contactformulier Onderhouden contact trainers, deelnemers en locatie Onderhouden contact uitgever over boeken Organisatie en planning Plannen van

Medewerker secretariaat Academie (INGEVULD, zzp, 8 uur, Nieuwegein)

Voor een Landelijk kennisnetwerk in de welzijnszorg zijn wij op zoek naar een medewerker secretariaat Locatie: Hybride (op maandagen op kantoor in Nieuwegein) Wat ga je doen? Administratie ondersteuning Beantwoorden mail/telefoon/contactformulier (min) Administratieve ondersteuning team Notuleren van vergaderingen coördinator/adviesraad/bestuur Beheren van het kwaliteitsregister en registratie deelnemers programma van doorpakker Organisatie en planning Plannen en voorbereiden

Medewerker secretariaat (INGEVULD, 16 uur, zzp, Nieuwegein)

Dit keer zijn we op zoek naar een Workflow Specialist, die de administratieve werkprocessen van de backoffice gedetailleerd én overzichtelijk in kaart kan brengen. Het gaat om een tijdelijk project voor onze opdrachtgever in Doorn. Zij zetten zich in voor het ondersteunen van (potentiële) studenten, docenten en externe relaties met hoogwaardig, persoonsgericht onderwijs en ondersteuning.

Workflow Specialist Backoffice (INGEVULD: Doorn, project)