Personal Assistant (40 uur)

Functie

Personal Assistant Hilversum

Uren

40 uur

Dienstverband

Vast dienstverband

Locatie

Hilversum

Startdatum

Per direct

Contact

info@mobarnes.nl

Wil jij graag werken bij een bijzondere, internationale organisatie met een prachtige missie op grote hoogte? Een missie voor “people in need en people out of reach”. De ondernemer waar je voor gaat werken, is een echte gamechanger. Gepassioneerd, inspirerend en gaat recht op zijn doel af. Voor deze visionair zoeken wij een PA die in een hectische omgeving niet gaat vliegen maar met beide benen op de grond blijft staan.

Je bent gewend om als PA in een hectische omgeving snel te kunnen schakelen, mee te kunnen bewegen en mee te denken, structuur aan te brengen en met verschillende (internationale) stakeholders te kunnen communiceren. Je hebt ervaring met het werken in een startup en een klein team waarin nog niet alles zo uitgekristalliseerd is en waar je vandaag niet weet hoe de dag van morgen er uitziet. Bovendien vind je het leuk om mee te bouwen en een bijdrage te leveren aan een internationale organisatie met een bijzondere missie. De organisatie biedt ruimte om jouw talenten maximaal te kunnen inzetten (outside the box).

Je zorgt ervoor dat de agenda van deze ondernemer up-to-date is en dat zijn afspraken goed ingepland zijn, de authentieke B&B’s zijn geboekt en de reis is van a-z geregeld. De stukken voor de meeting zijn voorbereid zodat hij alleen nog maar het vliegtuig hoeft in te stappen. Terwijl hij onderweg is, zorg jij ervoor dat op kantoor alles op rolletjes loopt en na afloop van de afspraak heb je overleg met hem om de afspraak door te nemen en de acties die daaruit voortvloeien in gang te zetten.

Persoonskenmerken:

  • Nauwkeurig
  • Integer
  • Flexibel en snel kunnen schakelen
  • Stressbestendig
  • Initiatiefrijke sparringpartner
  • Proactieve houding en instelling is een must
  • Invoelend en tactisch
  • Coördinerend vermogen
  • Anticiperen en vooruitdenken op mogelijke acties en deadlines
  • Je denkt vanuit mogelijkheden en probeert mensen te bewegen om voor jou in actie te komen. Je weet dat op een subtiele en tactische manier voor elkaar te krijgen.

Werkzaamheden:

  • Agenda en mailbeheer (ad hoc agendaplanning met een horizon van gemiddeld twee weken en veel reizen naar het buitenland)
  • Vluchten, hotels en auto’s boeken
  • Notuleren van de boardvergaderingen (4x per jaar in het Engels)
  • Debrief na afspraken, uitwerken actiepunten en opvolgen van gemaakte afspraken
  • Bewaken van lopende dossiers
  • LinkedIn – Instagram bijhouden
  • Content op website plaatsen
  • Relatiebeheer (bijhouden adressenbestanden)
  • Officemanagement

Functie-eisen:

  • Hbo werk- en denkniveau
  • Goede kennis van het MS Office pakket
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse taal
  • Vloeiend Engels kunnen spreken en schrijven
  • Pre is kennis van Duitse taal
  • Motivatie, enthousiasme en flexibiliteit
  • Minimaal 2-3 jaar werkervaring als PA in een hectische omgeving

Aanbod:

  • Informele organisatie met korte lijnen
  • Fijne werksfeer
  • Werken in een unieke, internationale organisatie
  • Mogelijkheden voor veel eigen initiatief
  • Goede arbeidsvoorwaarden
  • Salarisindicatie € 3.500,- tot € 4.000,- bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband

Gebruik onderstaande formulier om te solliciteren op deze functie

 

  • Welke relevante opleidingen op secretarieel gebied heb je succesvol afgerond?
  • Upload je motivatie in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • Upload je CV in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • We willen graag een foto van je ontvangen -verplicht-.
    Toegestane bestandstypen: jpg, gif, png, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.


Andere vacatures

Voor onze opdrachtgever in de sector Ontwikkeling, Bouw en Beheer van duurzame, gezonde leefomgevingen in de regio Utrecht, zoeken wij een interim secretaresse voor 32-40 uur per week, die houdt van een dynamische werkomgeving en het leuk vindt alles bij elkaar te brengen: van office management tot projectbeheer. In deze functie ben je de onmisbare

Secretaresse (zzp, 32-40 uur, Nieuwegein)

Ter ondersteuning aan diverse teams zoeken wij een ervaren, enthousiaste PMO die pro-actief is en cijfermatig inzicht heeft. Als PMO/projectondersteuner ondersteun je verschillende Projectleiders/Product Owners en vervul je enkele taken als scrummaster. Je bent de rechterhand van de Projectleider/Product Owner en samen zorgen jullie ervoor dat het project goed en op tijd uitgevoerd en verantwoord

Projectmanagement ondersteuner (vaste baan, 24 – 36 uur, Amersfoort)

Voor een beroepsvereniging in de zorgsector zoeken wij een hands-on medewerker Office Management. Je uitdaging Samen met je collega’s verricht je secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de bestuursleden, de directeur en de verzoeken vanuit de werkorganisatie. Hierbij moet je denken aan complex agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen met bijbehorende stukken en overige organisatorische, administratieve of

Medewerker Office Management (zzp, 24 uur in Amersfoort)

Voor een beroepsvereniging in de zorgsector zijn wij op zoek naar een daadkrachtige bestuurs/directiesecretaresse. Je uitdaging Samen met je collega’s verricht je alle organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. In deze positie coördineer en prioriteer je de organisatorische en uitvoerende werkzaamheden van het secretariaat/Office Management en vervul je een intermediaire rol van bestuur en directie naar

Bestuurs/directiesecretaresse (zzp, 24 uur in Amersfoort)

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Je speelt een sleutelrol in het ondersteunen van je collega’s en het waarborgen van een efficiënte werkomgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe contacten. In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor een adequate coördinatie van kantooractiviteiten

Officemanager (vast) 32-40 uur, De Meern

Ben jij de ultieme ‘ik-doe-hier-eigenlijk-gewoon-alles’-persoon? Zie het als het ‘hoofd van alles’ of een ‘vliegende keep’. Jouw dagelijkse bezigheden zullen voortkomen uit een kruiwagen vol uitdagingen, van HR en kantoorbeheer tot administratie. Wanneer je kan beginnen? Nou nu eigenlijk! De functie is per direct beschikbaar voor 24 uur per week tot aan de zomervakantie. Een

‘Ik doe hier eigenlijk gewoon alles’ persoon (interim, 24 uur, Hilversum)

Als projectmanagement ondersteuner bij deze organisatie heb je niet de houding ‘silly me’. Nee, je maakt je de materie van uiteenlopende projecten snel eigen. Als lid van het supportteam krijg je het vertrouwen om de werkzaamheden samen te verdelen op basis van voorkeur en kennis. Het secretariële werk hoort erbij, maar heeft zeker niet de

Projectmanagement ondersteuner (vaste baan)