Officemanager

Functie

Officemanager (24-40 uur)

Uren

24 - 40 uur per week

Dienstverband

Vast dienstverband

Locatie

Utrecht

Startdatum

Per direct

Contact

info@mobarnes.nl

Voor onze opdrachtgever EPST (European Pilot Selection & Training) zijn wij op zoek naar een officemanager.

Wat breng je mee?

zeer representatief, gastvrij, humor, samenwerken, duizendpoot, afwisselend, internationaal, administratief, flexibel, netjes en punctueel, eigen initiatief, leergierig, oog voor detail, je mannetje staan in een soms hectische omgeving.

Wat ga je zoal doen?

  • Mede-bezetting van het Front Office (ook monitoren) met 1 à 2 collega’s en zelf ca. 2 dagen in de week meedraaien op de parttime dagen van je collega’s. Hiermee behoud je het overzicht om de dagelijkse gang van zaken goed te kunnen volgen en te monitoren.

Hieronder vallen o.a. de onderstaande werkzaamheden:

  • Het mede verzorgen en monitoren van de aanmeldingen van de studenten
  • Het monitoren van de inschrijving en de contractuele benodigdheden
  • Het monitoren van studenten en instructeurs gedurende de diverse fases van de opleiding en alles wat erbij hoort
  • Het monitoren en opzetten en bijhouden van de studentadministratie (dossiers up-to date houden) volgens de benodigde normen
  • Het monitoren en opzetten en bijhouden van de instructeursadministratie
  • Daarnaast heb je als Office Manager ook back Office taken voor de andere dagen:
  • Contactpersoon zijn richting de externe gecontracteerde vliegscholen inzake studenten en hun contactpersonen inzake diverse operationele zaken
  • Assistentie verlenen aan de financiële administratie
  • Contactpersoon zijn en coördinatie van onderwijsbeurzen en andere marketingactiviteiten.
  • Aanspreekpunt en contactpersoon voor Office gerelateerde contracten
  • Monitoren en bestellen van Office voorraad en andere benodigdheden
  • Alle overige ad hoc, organisatorische en Office ondersteunende werkzaamheden aan de Office Manager en de directie

 Wat heb je bij ons nodig?

  •  HBO werk- en denkniveau
  • Ervaring in een Office Management rol of andere (senior) office rol
  • Verantwoordelijkheid durven nemen
  • Makkelijk kunnen schakelen in werkzaamheden én in communicatie tussen diverse persoonlijkheden
  • Je kunt uitstekend luisteren en ook communiceren en weet daarbij wanneer je collega’s moet inschakelen voor overleg en/of elkaar op de hoogte moet houden
  • Je wacht dus niet af, maar kijkt concreet waar je toegevoegde waarde kan zijn en pakt dit op
  • Het kunnen stellen van prioriteiten en urgentie in oppakken van bijbehorende acties
  • Overzicht bewaren en durven creatief en probleemoplossend te denken
  • Goede kennis van het MS Office 365 pakket
  • Vloeiend Engels kunnen spreken en schrijven
  • Front Office ervaring met het te woord staan van studenten, instructeurs en klanten is een pré
  • Luchtvaartkennis is een pré, maar niet per se noodzakelijk

Samengevat
Je hoofdtaken zijn wel bekend, maar het is en blijft luchtvaart, dus er zullen altijd een paar dingen ad hoc bijkomen vanuit het enthousiaste team die altijd met zijn allen opgepakt zullen moeten worden.

Wat bieden wij:

  • Het onderlinge contact is heel laagdrempelig en naar jouw mening en input wordt geluisterd
  • We zijn dus een informeel bedrijf met zeer korte lijnen
  • Werken in een unieke luchtvaart gerelateerde omgeving
  • Internationaal georiënteerd werken
  • Jezelf kunnen zijn en veel initiatief mogen nemen
  • Regelmatige leuke dingen doen met het team
  • Goede arbeidsvoorwaarden waaronder ook een mogelijke winstdeling
  • Salarisindicatie geheel afhankelijk van werkervaring, capaciteiten en aansluitende competenties: tussen de € 3.500,- en € 4.500,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband.

EPST verzorgt een volledige opleiding tot verkeersvlieger. Na het succesvol afronden van onze opleiding volgt plaatsing bij een luchtvaartmaatschappij op een moderne jet zoals een Boeing of Airbus. EPST is een EASA erkende Aviation Training Organization (ATO) NL-ATO-37 en een EASA-STD operator. Alle onderdelen van onze opleidingen zijn volledig erkend door de EASA en leiden tot het meest uitgebreide brevet, het Europese EASA ATPL(A) – INTEGRATED brevet.

Daarnaast levert EPST ook aan andere airlines en andere training organizations en hun klanten een complete trainingsoplossing met een unieke kijk op de industrie.

 


Gebruik onderstaande formulier om te solliciteren op deze functie

 

  • Welke relevante opleidingen op secretarieel gebied heb je succesvol afgerond?
  • Upload je motivatie in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • Upload je CV in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • We willen graag een foto van je ontvangen -verplicht-.
    Toegestane bestandstypen: jpg, gif, png, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.


Andere vacatures

Dit keer zijn we op zoek naar een Workflow Specialist, die de administratieve werkprocessen van de backoffice gedetailleerd én overzichtelijk in kaart kan brengen. Het gaat om een tijdelijk project voor onze opdrachtgever in Doorn. Zij zetten zich in voor het ondersteunen van (potentiële) studenten, docenten en externe relaties met hoogwaardig, persoonsgericht onderwijs en ondersteuning.

Workflow Specialist Backoffice (Doorn, project)

Voor onze opdrachtgever in de sector Ontwikkeling, Bouw en Beheer van duurzame, gezonde leefomgevingen in de regio Utrecht, zoeken wij een interim secretaresse voor 32-40 uur per week, die houdt van een dynamische werkomgeving en het leuk vindt alles bij elkaar te brengen: van office management tot projectbeheer. In deze functie ben je de onmisbare

Secretaresse (zzp, 32-40 uur, Nieuwegein)

Ter ondersteuning aan diverse teams zoeken wij een ervaren, enthousiaste PMO die pro-actief is en cijfermatig inzicht heeft. Als PMO/projectondersteuner ondersteun je verschillende Projectleiders/Product Owners en vervul je enkele taken als scrummaster. Je bent de rechterhand van de Projectleider/Product Owner en samen zorgen jullie ervoor dat het project goed en op tijd uitgevoerd en verantwoord

Projectmanagement ondersteuner (vaste baan, 24 – 36 uur, Amersfoort)

Voor een beroepsvereniging in de zorgsector zoeken wij een hands-on medewerker Office Management. Je uitdaging Samen met je collega’s verricht je secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de bestuursleden, de directeur en de verzoeken vanuit de werkorganisatie. Hierbij moet je denken aan complex agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen met bijbehorende stukken en overige organisatorische, administratieve of

Medewerker Office Management (zzp, 24 uur in Amersfoort)

Voor een beroepsvereniging in de zorgsector zijn wij op zoek naar een daadkrachtige bestuurs/directiesecretaresse. Je uitdaging Samen met je collega’s verricht je alle organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. In deze positie coördineer en prioriteer je de organisatorische en uitvoerende werkzaamheden van het secretariaat/Office Management en vervul je een intermediaire rol van bestuur en directie naar

Bestuurs/directiesecretaresse (zzp, 24 uur in Amersfoort)

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Je speelt een sleutelrol in het ondersteunen van je collega’s en het waarborgen van een efficiënte werkomgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe contacten. In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor een adequate coördinatie van kantooractiviteiten

Officemanager (vast) 32-40 uur, De Meern

Ben jij de ultieme ‘ik-doe-hier-eigenlijk-gewoon-alles’-persoon? Zie het als het ‘hoofd van alles’ of een ‘vliegende keep’. Jouw dagelijkse bezigheden zullen voortkomen uit een kruiwagen vol uitdagingen, van HR en kantoorbeheer tot administratie. Wanneer je kan beginnen? Nou nu eigenlijk! De functie is per direct beschikbaar voor 24 uur per week tot aan de zomervakantie. Een

‘Ik doe hier eigenlijk gewoon alles’ persoon (interim, 24 uur, Hilversum)