Directiesecretaresse (Utrecht, 36 u per week)

Functie

Directiesecretaresse

Uren

36

Dienstverband

Vast dienstverband

Locatie

Utrecht

Startdatum

Per direct

Contact

info@mobarnes.nl

Voor onze opdrachtgever, dè koepelorganisatie van de universitair medische centra en de werkgeversorganisatie van de bijna 80.000 mensen die daar werkzaam zijn, zoeken wij een directiesecretaresse. Zij zorgen ervoor dat de instanties die beslissen over zorg, onderwijs, opleidingen en wetenschap in Nederland rekening houden met de bijzondere positie en publieke taken van de umc’s in een veranderend zorglandschap.
Bij het bureau in Utrecht werken ruim 40 betrokken en bevlogen collega’s.

Wat ga je doen?
Als directiesecretaresse ben je eerste aanspreekpunt voor de directeur.
Vooruit denken, ontzorgen en weten waar je het verschil kan maken zijn eigenschappen waarin je jezelf direct herkent. Voor de directeur, maar ook voor de voorzitter, plan je de ingewikkelde afspraken op bestuurlijk niveau. Hiervoor heb je dagelijks contact met de secretaresses RvB in de umc’s. Ook de organisatie van de jaarlijkse retraite valt binnen jouw werkpakket. In samenspraak met de bestuurssecretaris verzorg je het versturen van de vergaderstukken. Daarnaast ondersteun je Team Communicatie op diverse vlakken. Naast planning moet je denken aan het organiseren van werkbezoeken, huisstijlzaken en het proactief bijhouden van de website. Je overlegt en werkt nauw samen met je collega-secretaresses.

Wat maakt het werken voor de umc’s van Nederland boeiend en bijzonder?
De umc’s zetten zich elke dag in voor het leven van morgen en voor een steeds betere gezondheid voor iedereen. In de umc’s zijn wetenschappelijk onderzoek en onderwijs ingebed in hoogcomplexe patiëntenzorg. Dat geeft hen een unieke maatschappelijke positie. De umc’s zetten zich in voor de grote uitdagingen van nu, zoals verkleinen van gezondheidsverschillen, slim inzetten van nieuwe technologie in de zorg en de aanpak van een steeds krapper wordende arbeidsmarkt. Dit doen zij door zorg te vernieuwen, toekomstige zorgprofessionals op te leiden, onderzoekers de ruimte te geven voor baanbrekende wetenschap en door hun kennis te delen in de regio.

Wat is de rol van het bureau?
Werken bij het bureau betekent afwisselend en boeiend werk, waarbij je samen met je collega’s elke dag bijdraagt aan een gezonde samenleving. Het bureau ondersteunt de umc’s en voert daarbij regie op diverse grote programma’s en projecten op het terrein van onder meer werkgeverschap, wetenschap, opleiding, preventie en betaalbare en toegankelijke zorg. Bovendien behartigt zij de belangen van de umc’s in het contact met onder meer ministeries, stakeholders en de Tweede Kamer.

Wat breng je mee?
– je herkent jezelf in de eigenschappen: proactief, enthousiasmerend, flexibel en verbindend en hebt een prettige toegankelijke persoonlijkheid;
– je hebt meerdere jaren ervaring als (directie)secretaresse (o.a. ingewikkelde bestuurlijke afspraken, redigeren, redactiewerk);
– je hebt er plezier in om met anderen te werken maar kunt ook goed je weg vinden als je zelf aan de slag gaat. Ook weet je op de juiste manieren om hulp te vragen;
– je bent altijd op zoek naar manieren waarop het beter kan en vindt het leuk om je verder te ontwikkelen;
– je hebt een ‘hands on’ mentaliteit en zet ideeën om in concrete acties;
– je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse taal en Office 365 (Teams, Outlook, Word, OneNote, PowerPoint, Excel) en Sharepoint en bent een kei op het gebied van ICT.
23.00541 2/2

Wat bieden wij jou?
– een kleine organisatie (+/- 40 vaste collega’s) met gedreven, collegiale professionals;
– samenwerking met andere enthousiaste secretaresses;
– waardering en ruimte voor eigen inbreng en initiatief bij het uitwerken van ideeën;
– ruimte voor groei en professionele ontwikkeling;
– een prettige, informele werksfeer;
– een aanstelling voor 36 uur per week;
– uitstekende primaire- (salarisschaal 7, trede 7-10, €3379 – €3627) volgens de cao umc’s en secundaire arbeidsvoorwaarden (8% vakantietoeslag en een dertiende maand. Daarnaast kennen we voor de medewerkers een gunstige premieverdeling voor de pensioenopbouw (werkgever versus werknemer is respectievelijk 70%-30%). Ook stellen we je een telefoon en laptop ter beschikking;
– het betreft in eerste instantie een aanstelling van een jaar, met uitzicht op een aanstelling voor onbepaalde tijd;
– binnen het bureau werken we aan onze eigen ontwikkeling met de mogelijkheid van het volgen van trainingen en opleidingen. Verder zijn we als bureau en met het Team secretariaat volop in ontwikkeling.

Kom je met de auto naar kantoor? Dat is geen probleem! Onder het kantoor is een gratis parkeergarage. Ook is het kantoor goed bereikbaar met het OV. De bus stopt voor de deur.


Gebruik onderstaande formulier om te solliciteren op deze functie

 

  • Welke relevante opleidingen op secretarieel gebied heb je succesvol afgerond?
  • Upload je motivatie in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • Upload je CV in Pdf-formaat (max. 10Mb) -verplicht-
    Toegestane bestandstypen: pdf, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • We willen graag een foto van je ontvangen -verplicht-.
    Toegestane bestandstypen: jpg, gif, png, Max. bestandsgrootte: 10 MB.
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.


Andere vacatures

Dit keer zijn we op zoek naar een Workflow Specialist, die de administratieve werkprocessen van de backoffice gedetailleerd én overzichtelijk in kaart kan brengen. Het gaat om een tijdelijk project voor onze opdrachtgever in Doorn. Zij zetten zich in voor het ondersteunen van (potentiële) studenten, docenten en externe relaties met hoogwaardig, persoonsgericht onderwijs en ondersteuning.

Workflow Specialist Backoffice (Doorn, project)

Voor onze opdrachtgever in de sector Ontwikkeling, Bouw en Beheer van duurzame, gezonde leefomgevingen in de regio Utrecht, zoeken wij een interim secretaresse voor 32-40 uur per week, die houdt van een dynamische werkomgeving en het leuk vindt alles bij elkaar te brengen: van office management tot projectbeheer. In deze functie ben je de onmisbare

Secretaresse (zzp, 32-40 uur, Nieuwegein)

Ter ondersteuning aan diverse teams zoeken wij een ervaren, enthousiaste PMO die pro-actief is en cijfermatig inzicht heeft. Als PMO/projectondersteuner ondersteun je verschillende Projectleiders/Product Owners en vervul je enkele taken als scrummaster. Je bent de rechterhand van de Projectleider/Product Owner en samen zorgen jullie ervoor dat het project goed en op tijd uitgevoerd en verantwoord

Projectmanagement ondersteuner (vaste baan, 24 – 36 uur, Amersfoort)

Voor een beroepsvereniging in de zorgsector zoeken wij een hands-on medewerker Office Management. Je uitdaging Samen met je collega’s verricht je secretariële en ondersteunende werkzaamheden voor de bestuursleden, de directeur en de verzoeken vanuit de werkorganisatie. Hierbij moet je denken aan complex agendabeheer, het voorbereiden van vergaderingen met bijbehorende stukken en overige organisatorische, administratieve of

Medewerker Office Management (zzp, 24 uur in Amersfoort)

Voor een beroepsvereniging in de zorgsector zijn wij op zoek naar een daadkrachtige bestuurs/directiesecretaresse. Je uitdaging Samen met je collega’s verricht je alle organisatorische, administratieve en secretariële werkzaamheden. In deze positie coördineer en prioriteer je de organisatorische en uitvoerende werkzaamheden van het secretariaat/Office Management en vervul je een intermediaire rol van bestuur en directie naar

Bestuurs/directiesecretaresse (zzp, 24 uur in Amersfoort)

Als Office Manager ben je verantwoordelijk voor het soepel laten verlopen van de dagelijkse kantooractiviteiten. Je speelt een sleutelrol in het ondersteunen van je collega’s en het waarborgen van een efficiënte werkomgeving. Je bent het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externe contacten. In deze dynamische functie ben je verantwoordelijk voor een adequate coördinatie van kantooractiviteiten

Officemanager (vast) 32-40 uur, De Meern

Ben jij de ultieme ‘ik-doe-hier-eigenlijk-gewoon-alles’-persoon? Zie het als het ‘hoofd van alles’ of een ‘vliegende keep’. Jouw dagelijkse bezigheden zullen voortkomen uit een kruiwagen vol uitdagingen, van HR en kantoorbeheer tot administratie. Wanneer je kan beginnen? Nou nu eigenlijk! De functie is per direct beschikbaar voor 24 uur per week tot aan de zomervakantie. Een

‘Ik doe hier eigenlijk gewoon alles’ persoon (interim, 24 uur, Hilversum)