Ben jij een doortastende directiesecretaresse die ziet wat nodig is en daarop inspeelt? Zorg jij voor overzicht en hou je alle ballen hoog? Ervaring met processen op directieniveau? Kom nu een directeur in een dynamische omgeving ondersteunen.
Wat mag je doen
Als directiesecretaresse ondersteun je desbetreffende directeur bij haar werkzaamheden. Je wordt onderdeel van de interne vakgroep secretaresses die bestaat uit de bestuurssecretaresses en de andere directiesecretaresses. Daarnaast werk je nauw samen met andere in- en externe secretariaten. Hierin leg je de verbinding. Je weet feilloos te schakelen in jouw contacten met medewerkers en andere in- en externe belanghebbenden. Door de drukbezette agenda en gevarieerde portefeuille van de directeur is geen dag hetzelfde.
Een beeld van de werkzaamheden:
- Je bent de rechterhand en directe sparringpartner voor de directeur. Je werkt veel met elkaar samen. Je zorgt voor een adequate agendaplanning voor de directeur en maakt (complexe) afspraken. Ook zorg je ervoor dat zij altijd beschikt over de informatie die zij nodig heeft voor haar afspraken. Het bijhouden van de mail van de directeur hoort daar ook bij.
- Je bereidt diverse overleggen voor en verspreidt de agenda en vergaderstukken.
- Je notuleert overleggen en stelt besluiten- en actielijsten op.
- Je bent verantwoordelijk voor correspondentie en je stelt zelfstandig notities op.
- Je zorgt voor dossiervorming en bewaakt het digitale archief.
- Je bent het aanspreekpunt voor mensen van binnen en buiten de organisatie. Je handelt gestelde vragen zoveel mogelijk zelfstandig af, prioriteren is daarbij je tweede natuur.
- Je verricht diverse administratieve werkzaamheden, zoals het controleren van inkomende facturen en HR-gerelateerde zaken.
- Je werkt nauw samen in de driehoek met de directeur en de beleidsadviseurs.
Jouw werk doe je op een proactieve wijze en met de vereiste zorgvuldigheid en snelheid.
Gebruik onderstaande formulier om te solliciteren op deze functie
Andere vacatures
Ben jij een echte regelaar die energie krijgt van een dynamische werkomgeving? ✨Voor onze opdrachtgever, een branchevereniging, zoeken wij een proactieve en servicegerichte Office & Team Support Specialist. In deze veelzijdige rol ben jij het centrale aanspreekpunt voor collega’s, leden en bezoekers. Je zorgt dat alles op rolletjes loopt: van planning en ledenadministratie tot facilitaire
Jouw rol en impact: In deze sleutelrol ben jij de verbindende schakel tussen het bestuur, de directie, het managementteam en de werkorganisatie. Jij houdt het hoofd koel waar anderen de draad kwijt raken, schakelt soepel tussen diverse niveaus én zorgt dat alles op rolletjes loopt. Kortom: jij bent de rots in de branding. Samen met
De overheid beter laten presteren met geo-informatie. Dat is waar de medewerkers van deze stichting dagelijks aan werken. Wij onderhouden en maken standaarden waardoor je geo-informatie kunt combineren, bijvoorbeeld om vraagstukken zoals woningnood en energietransitie op te pakken. Wij doen dat in opdracht van de overheid. Onze huidige senior officemanager schuift intern door naar een
Voor een van onze opdrachtgevers in de welzijnszorg zijn wij op zoek naar een medewerker secretariaat Academie Locatie: Hybride (op maandagen op kantoor in Nieuwegein) Wat ga je doen? Administratie ondersteuning Registreren trainingen en beheren inschrijvingen deelnemersadministratie Beantwoorden mail/telefoon/contactformulier Onderhouden contact trainers, deelnemers en locatie Onderhouden contact uitgever over boeken Organisatie en planning Plannen van
Voor een Landelijk kennisnetwerk in de welzijnszorg zijn wij op zoek naar een medewerker secretariaat Locatie: Hybride (op maandagen op kantoor in Nieuwegein) Wat ga je doen? Administratie ondersteuning Beantwoorden mail/telefoon/contactformulier (min) Administratieve ondersteuning team Notuleren van vergaderingen coördinator/adviesraad/bestuur Beheren van het kwaliteitsregister en registratie deelnemers programma van doorpakker Organisatie en planning Plannen en voorbereiden
Voor een enorm leuke opdracht in Huis ter Heide zijn we op zoek naar een enthousiaste interim officemanager die per direct beschikbaar is. We hebben ruimte voor 24 tot 40 uur per week! Als officemanager ben jij het kloppende hart van het kantoor en zorg je ervoor dat alles op rolletjes loopt. Omdat je de
Word jij blij als een organisatie op rolletjes loopt? Heb je ervaring als officemanager en vind je het leuk om veel verschillende activiteiten op te pakken? Dan maken wij graag kennis met jou! Voor onze opdrachtgever zoeken wij een tweede Officemanager m/v (16-24 uur) Als officemanager zorg je er samen met de huidige officemanager voor
Dit keer zijn we op zoek naar een Workflow Specialist, die de administratieve werkprocessen van de backoffice gedetailleerd én overzichtelijk in kaart kan brengen. Het gaat om een tijdelijk project voor onze opdrachtgever in Doorn. Zij zetten zich in voor het ondersteunen van (potentiële) studenten, docenten en externe relaties met hoogwaardig, persoonsgericht onderwijs en ondersteuning.
Ben jij een georganiseerde en communicatieve professional die klaar is voor een nieuwe uitdaging? We zijn op zoek naar een planner voor een tijdelijke positie van minimaal 6 en maximaal 8 weken voor 32 uur per week, met de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken. Wat ga je doen? Inplannen van montage afspraken Telefonisch
