Ter ondersteuning van de Raad van Bestuur van Stichting Xtra zoeken wij een:
Secretaresse Raad van Bestuur
Ben jij op zoek naar een dynamische werkomgeving waar jij jouw organisatorische talent volledig de loop kunt laten? Wil jij jouw kwaliteiten graag inzetten binnen een vakkundige, betrouwbare en eigentijdse organisatie? Dan zijn wij op zoek naar jou!
De functie:
In deze veelzijdige en uitdagende functie ben je de spin in het web van de Raad van Bestuur. Je plant, organiseert en voert alle voorkomende secretariaatswerkzaamheden uit, zodanig dat de Raad van Bestuur op een efficiënte en effectieve manier wordt ondersteund bij de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden.
In deze functie vorm je tezamen met de bestuurssecretaris en je collega secretaresse het bestuurssecretariaat. Ieder draagt vanuit zijn eigen rol de verantwoordelijkheid voor het optimaal functioneren van het bestuurssecretariaat. Samenwerken is dan ook gezamenlijk succesvol zijn.
Je ondersteunt de Raad van Bestuur in al hun werkzaamheden, waaronder de gebruikelijke werkzaamheden als (complex) agendabeheer, notuleren van vergaderingen en alle daaruit voortvloeiende werkzaamheden en het bijhouden van een (digitaal) archief.
Daarnaast beschik je over uitstekende communicatieve vaardigheden en kan je schakelen op verschillende niveaus. Je hebt een flexibele werkinstelling, een grote mate van integriteit en omgevingssensitiviteit en je bent kundig in het stellen van prioriteiten.
Je bent digitaal vaardig en weet nieuwe initiatieven projectmatig te ondersteunen.
Daarnaast werk je nauw samen met de bestuurssecretaris en bied je ondersteuning in haar werkzaamheden richting de Raad van Toezicht en de Ondernemingsraad.
Als persoon verwachten wij dat je:
• analytisch en ondersteunend bent ingesteld;
• een teamplayer bent;
• in je element bent in een werkomgeving die continue in beweging is;
• communicatief en sociaal vaardig bent, waarbij je je wijze van communiceren kunt aanpassen aan verschillende gezelschappen;
• een proactieve instelling hebt met een gezonde dosis “ondernemerschap”;
• iemand bent die om kan gaan met de dynamiek die een professionaliseringslag met zich meebrengt;
• een HBO werk- en denkniveau hebt met ruime en actuele werkervaring in een soortgelijke functie;
• in enige mate kennis hebt van juridisch administratieve zaken, zoals beoordelen van overeenkomsten, KvK, Ubo en Anbi registraties;
• projectmatig kunt werken;
• en last but not least dat je om kunt gaan met een soms hoge werkdruk en je geen negen tot vijf mentaliteit hebt.
Over Stichting Xtra